Caravelles
Règlements
SECTION 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 : Préambule
Aux fins d'interprétation du présent document, l'utilisation du genre masculin est sans rapport avec le sexe et ne traduit absolument pas de discrimination envers l'un ou l'autre sexe.
La langue d'usage du Club Caravelles de Sainte-Foy – Sillery (CCS) est le français.
Article 2 : Dénomination
Le Club Caravelles de Sainte-Foy – Sillery (CCS) est un organisme à but non lucratif. Il est désigné par le sigle CCS.
Article 3 : Bureau principal
Le siège social du Club Caravelles de Sainte-Foy – Sillery est établi dans les limites de l'arrondissement Sainte-Foy – Sillery-Cap-Rouge, et en un lieu que le Conseil d'administration détermine.
SECTION 2 : OBJECTIFS GÉNÉRAUX ET MANDATS
Article 4 : Objectifs généraux
Les objectifs généraux du Club Caravelles de Sainte-Foy – Sillery:
– promouvoir le soccer dans les limites de l'arrondissement Sainte-Foy – Sillery-Cap-Rouge,
– promouvoir, par une action concertée et coordonnée, les intérêts des joueurs de soccer,
– superviser et sanctionner toutes les activités de soccer dans les limites de l’arrondissement de Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge sur le territoire couvert par le Club Caravelles de Sainte-Foy-Sillery,
– offrir aux joueurs de soccer de l'arrondissement la possibilité de jouer à un niveau qui leur convient,
– développer l'esprit sportif chez les joueurs.
Article 5 : Mandats
Le Club Caravelles de Sainte-Foy – Sillery a pour mandat :
– d'administrer le budget de ses activités de soccer,
– d'organiser des équipes de soccer de tous les niveaux,
– d'organiser le recrutement des joueurs et entraîneurs de soccer,
– de représenter ses membres auprès de la Ville de Québec, de l'arrondissement et de toute organisation de soccer au niveau régional et provincial,
– d'assurer la distribution de toute information concernant le soccer,
– de promouvoir la formation d'entraîneurs et d'arbitres qualifiés,
– d'établir et adopter une philosophie générale du soccer dans l'arrondissement,
– d'organiser des évènements reliés au soccer.
SECTION 3 : AFFILIATION
Article 6 : Affiliation
Le Club Caravelles de Sainte-Foy – Sillery peut s'associer à toute organisation de soccer qu'il jugera utile.
L'affiliation ou la désaffiliation est décidée par l'assemblée générale au 2/3 des membres présents. La proposition d'affiliation ou la désaffiliation doit être transmise avec l'ordre du jour pour être considérée par l'assemblée.
Article 7 : Définition
Sont aux fins des présentes, membres du Club Caravelles de Sainte-Foy – Sillery:
a) tous ses joueurs de soccer âgés de 18 ans ou plus ou tout parent de ses joueurs de soccer inscrits à une activité de soccer gérée par le Club,
b) toute personne reconnue par le CA du Club comme participant à la vie du Club Caravelles âgée de 18 ans ou plus.
Ces membres ont droit de vote lors des assemblées générale et spéciale.
Article 8 : Assemblée générale
Une assemblée générale des membres du Club a lieu au moins une fois l'an, entre le 01février et le 30 avril.
Le Conseil détermine l'endroit, l'heure, la date et l'ordre du jour d'une telle assemblée.
L'assemblée se tient sous la présidence du Président du Conseil, ou de son représentant dûment mandaté.
Article 9 : Assemblées spéciales
Toute assemblée spéciale des membres du Club est tenue, lorsque les circonstances l'exigent, au bureau principal du Club, ou à tout autre endroit que le Conseil détermine. Le Président ou le Conseil peut convoquer telle assemblée.
Le Secrétaire doit convoquer (avis de convocation) une assemblée spéciale des membres sur réquisition écrite à cette fin, signée par au moins quinze (15) membres du Club dans les huit (8) jours qui en suivent la réception. Cette assemblée doit être tenue dans les 30 jours qui suivent. Telle réquisition devra en spécifier les motifs.
Article 10 : Avis de convocation
Toute assemblée générale des membres est convoquée au moyen d'un avis écrit publié dans au moins un des médias locaux ou électroniques, circulant de façon générale dans les limites de l'arrondissement.
L'avis fait mention de la date, de l'heure, du lieu et des sujets à l'ordre du jour.
Tout avis de convocation d'assemblée spéciale doit mentionner de façon précise les affaires qui y seront transigées.
Le délai de convocation de toute assemblée générale ou spéciale est de dix-sept (17) jours calendriers. La présence d'un membre à une assemblée générale ou spéciale couvre le délai d'avis quant à ce nombre.
Article 11 : Quorum
Le quorum pour la tenue de toute assemblée générale ou spéciale est constitué de 15 membres présents dont le Président du Conseil ou de son représentant dûment mandaté.
Si le quorum d'une assemblée n'est pas atteint, le Président doit la convoquer à nouveau dans le dix-sept (17) jours et le quorum sera alors constitué des seules personnes présentes.
Article 12 : Vote
Lors de toute assemblée générale ou spéciale des membres seuls les membres du Club ont droit de vote, chaque membre ayant droit à un seul vote. Les votes par procuration sont invalides.
Le vote se tient par voie de scrutin ouvert ou, si requis, par un membre du Club, par scrutin secret.
Les questions soumises aux voix sont décidées à la majorité simple; en cas d'égalité, le Président a droit à un second vote, ou vote prépondérant.
Article 13 : Pouvoirs de l'Assemblée générale
L'Assemblée générale est l'instance suprême du CCS. L'assemblée générale des membres, sans se limiter :
a) Reçoit, étudie et approuve le rapport annuel des activités du Club, tel que présenté par son Président;
b) Reçoit, étudie et approuve les rapports du trésorier et du vérificateur du Club;
c) Vote les modifications aux règlements du Club;
d) Élit les membres du comité exécutif du Club, à l'exception du président sortant;
e) Décide des grandes orientations du Club;
f) Se prononce sur toute question d'intérêt général concernant les affaires du Club.
g) Décide de l'affiliation du Club selon l'article 6.
SECTION 6 : CONSEIL D'ADMINISTRATION
Article 14 : Composition et éligibilité
Le Conseil d'administration, désigné dans le présent règlement comme le Conseil, est composé d'au moins sept (7) membres, dont:
a) Les membres du comité exécutif;
b) Un (1) représentant du A et un (1) représentant du AA/AAA;
c) D’autres représentants désignés par le CE.
d) De l'animateur du Service de loisirs de l'arrondissement qui n'a pas droit de vote.
Nonobstant le paragraphe précédent, le président sortant siège d'office au Conseil et est membre du comité exécutif.
Seuls, les membres du Club sont éligibles aux postes à pourvoir au Conseil et peuvent remplir de telles fonctions.
Le Conseil peut inviter toutes les personnes qu'il juge utiles à participer à ses réunions mais sans leur donner droit de vote.
Article 15 : Terme d'office
Tout membre du Conseil élu sur un poste du Comité exécutif entre en fonction à la clôture de l'assemblée générale au cours de laquelle il a été élu. Tout autre membre du Conseil entre en fonction au moment de la ratification de sa nomination par le Conseil ou de sa nomination selon les procédures prévues.
Le terme d'office d'un représentant de comité ou d'organisme est d'une durée d'un (1) an et il peut être renouvelé.
Le terme d'office d'un membre du Comité exécutif est de deux (2) ans et il peut être renouvelé.
Le terme d'office du président sortant est d'une année et son mandat ne peut être renouvelé.
Article 16 : Postes électifs
Les postes de Président et de Secrétaire sont électifs lors des années impaires;
Les postes de Vice-président et de Trésorier sont électifs lors des années paires;
Article 17 : Procédure d'élection
Le président d'assemblée procède d'abord à la période de mise en nomination pour le poste de président d'élection. Chaque candidat doit être proposé par un membre du Club, et être appuyé par un autre membre. Le président demande ensuite à chaque candidat, en commençant par le dernier proposé, s'il accepte le poste de président d'élection. Si un seul candidat accepte, il est déclaré élu par acclamation. Si plusieurs candidats acceptent, les membres passent au vote ouvert. Le président d'élection est élu à la majorité simple. Si aucun candidat n'obtient la majorité, le candidat ayant obtenu le moins de vote est éliminé et un nouveau vote a lieu. La procédure est répétée aussi longtemps que nécessaire. En cas d'égalité des voix, un nouveau tour a lieu, et ce, jusqu'à ce que l'égalité soit brisée en faveur d'un candidat. Le président d'élection n'a pas droit de vote. Le président d'assemblée procède de la même façon pour l'élection d'un secrétaire d'élection.
Le président d'élection procède d'abord à la période de mise en nomination aux postes électifs, dans l'ordre de présentation tel que stipulé à l'article 16 selon l'année. Chaque candidat doit être proposé et être appuyé par un membre du Club. Lorsque la période de mise en nomination est close, le président d'élection demande à chaque candidat, en commençant par le dernier proposé, s'il accepte d'être mis en nomination pour le poste faisant l'objet de l'élection. Si un seul candidat accepte, le président d'élection le déclare élu par acclamation.
Si plusieurs candidats acceptent, le président d'élection procède alors au vote secret, nonobstant l'article 12 des présentes. Le Candidat est élu à la majorité simple des votes valides exprimés. Si aucun candidat n'obtient la majorité, le candidat ayant obtenu le moins de vote est éliminé et un nouveau vote a lieu. La procédure est répétée aussi longtemps que nécessaire. S'il y a égalité des voix, le président d'élection appelle un nouveau tour de scrutin, et les membres habilités à voter doivent le faire aussi souvent que requis pour briser l'égalité des résultats. À chaque tour de scrutin, le président d'élection doit proclamer à l'assemblée le nombre de voix recueillies par chaque candidat. Le secrétaire d'élection rédige un procès-verbal de l'élection qui fait partie du procès-verbal de l'assemblée générale.
Article 18 : Vacance
Il y a vacance au Conseil lorsqu'un membre décède, ou transmet par écrit son avis de démission au Secrétaire du Conseil, ou lorsque la durée de la fonction qu'il occupe arrive à terme, sans remplacement, selon l'article 15 des présentes. Le conseil nomme tout membre de son choix pour le reste du terme d'office.
Article 19 : Rémunération
Les membres du Conseil ne sont pas rémunérés dans le cadre de l'exercice normal de leurs fonctions.
Article 20 : Fréquence des assemblées du Conseil
Le Conseil se réunit au moins quatre (4) fois par année, et aussi souvent que nécessaire pour assurer la bonne marche des affaires du Club.
Article 21 : Convocation du Conseil
Les réunions du Conseil sont convoquées par le Secrétaire, soit à la demande du Président du Conseil, soit à la demande écrite de la majorité simple des membres du Conseil en fonction. Les réunions se tiennent à tout endroit désigné sur l'avis de convocation.
Article 22 : Avis de convocation
L'avis de convocation du Conseil doit être transmis à ses membres dans les soixante-douze (72) heures précédant la réunion; tel avis doit mentionner la date, l'heure, le lieu et les sujets retenus.
En cas d'urgence, l'avis de convocation peut être verbal, transmis par le Secrétaire dans les deux (2) heures précédant la réunion, et être valide, si le quorum est atteint et si tous les membres présent renoncent à un avis de convocation écrit. Si tous les membres du Conseil sont présents, et y consentent par écrit, une réunion peut avoir lieu sans avis préalable de convocation.
Article 23 : Quorum et vote
Pour tenir une réunion valide du Conseil, le quorum est fixé à la majorité simple de ses membres en fonction, incluant au moins deux (2) membres du Comité exécutif. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix, chaque membre du Conseil n'ayant droit qu'à un seul vote.
Nonobstant les dispositions du présent règlement, un membre ne peut voter en Conseil ou en Comité exécutif sur une question où il croit avoir un intérêt; en tel cas, il doit signifier au Secrétaire son abstention au moment du vote; à défaut, le membre peut être destitué de sa charge au Conseil par ce dernier.
Article 24 : Pouvoir du Conseil
Le Conseil administre les affaires du Club; en son nom, et sans les limiter, il exerce les pouvoirs suivants:
a) il administre les affaires courantes du Club, dans le sens de ses objectifs;
b) il peut déléguer tout mandat au Comité exécutif;
c) il exécute tout mandat qui lui est confié par l'Assemblée générale, et rend compte à cette dernière de ses actions;
d) sous réserve de l'article 35, il peut reconnaître toute organisation qui lui en fait la demande;
e) il peut conclure toute entente de service;
f) il décide de toute demande d'aide financière qui lui est soumise par une organisation qu'il reconnaît;
g) il entérine les recommandations d'engagement de personnel qui lui sont soumises par organisation qu'il reconnaît;
h) il peut, sur motifs raisonnables, mettre fin à la reconnaissance de toute organisation jusque là reconnue par lui;
i) il détermine les niveaux d'approbation à être respectés par les membres du Comité exécutif et le Comité exécutif;
SECTION 7 : COMITÉ EXÉCUTIF ET OFFICIERS DU CLUB
Article 25 : Désignation des officiers
Les officiers du Club, formant exclusivement le Comité exécutif, sont le Président, le Vice-président, le Secrétaire, le Trésorier et le président sortant, tous en exercice.
La même personne ne peut occuper deux (2) fonctions sur le Comité exécutif.
Un membre du Comité exécutif ne peut représenter un organisme reconnu au Conseil et Vice-versa.
Article 26 : Responsabilités
Le Comité exécutif voit aux affaires courantes et fait au Conseil toute recommandation qu'il juge nécessaire. Il applique les politiques et résolution du Conseil.
Le Comité exécutif rend compte de ses décisions au Conseil,
Le Comité exécutif prépare l'ordre du jour des réunions du Conseil,
Le Comité exécutif se réunit aussi souvent qu'il le juge nécessaire,
Les réunions du Comité exécutif sont présidées par le Président ou, en son absence, par le Vice-président.
Le quorum du Comité exécutif est de deux (02) membres.
Article 27 : Délégation de pouvoirs
En cas d'absence ou d'incapacité d'agir de tout officier, ou pour toute autre raison jugée suffisante par le Conseil, ce dernier peut temporairement en déléguer ses pouvoirs à tout autre officier ou membre du Conseil en fonction.
Article 28 : Le Président
Le Président est l'officier exécutif en chef du Club. Sans les limiter, il exerce les pouvoirs suivants :
a) Il préside les assemblées générales et spéciales du Club;
b) Il préside les réunions du Conseil d'Administration;
c) Il préside les réunions du Comité exécutif;
d) Il a la signature du Club;
e) Il représente et agit comme porte-parole officiel du Club;
f) Il s'acquitte des devoirs rattachés à sa charge et de toute fonction de représentation ou d'exécution qui lui est confiée par l'une ou l'autre des instances du Club.
Article 29 : Le Vice-président
Le Vice-président assiste le Président dans ses fonctions. En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du Président, le Vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs et fonctions. Il exerce également toute fonction d'exécution ou de représentation qui lui est confiée par l'Assemblée générale, le Conseil d'administration, le Comité exécutif ou le président.
Article 30 : Le Secrétaire
Le Secrétaire:
a) Convoque, assiste et rédige le procès-verbal de l'assemblée générale;
b) Convoque, assiste et rédige le procès-verbal des réunions du Conseil;
c) Convoque, assiste et rédige le procès-verbal des réunions du Comité exécutif;
d) Exerce toute fonction d'exécution ou de représentation qui lui est confiée par l'un ou l'autre des instances du Club;
e) A la garde du livre des minutes des réunions des diverses instances du Club, de la correspondance officielle, et des divers registres corporatifs;
f) Il voit à la préparation du rapport annuel du Club et le dépose à l'assemblée générale annuelle.
Article 31 : le Trésorier
Le Trésorier:
a) A la charge et la garde des fonds du Club et de ses livres comptables;
b) Tient un relevé précis des dettes, recettes et déboursés du Club dans les registres appropriés;
c) Dépose dans une institution financière déterminée par le Conseil, les deniers du Club;
d) Soumet au Conseil toute question relative à la gestion financière du Club;
e) Exerce toute fonction d'exécution qui lui est confiée par l'un ou l'autre des instances du Club;
f) Rend compte à l'Assemblée générale des états financiers du Club;
g) Entretien des liens fonctionnels avec le vérificateur mandaté par l'Assemblée générale.
Article 32 : Réunion du Comité exécutif
Le Comité exécutif se réunit de temps à autre pour assurer l'exécution adéquate des mandats qui lui sont confiés.
Ces réunions sont convoquées par le Secrétaire, à la demande du Président, et se tiennent à tout endroit qu'il détermine.
Le quorum est fixé à 2 membres en exercice, dont au moins le Président ou le Vice-président. Chaque membre a droit à un vote, et en cas d'égalité des voix, le président a droit à un vote prépondérant. Les décisions sont prises à la majorité simple.
Article 33 : Rapports du Comité Exécutif
Le Secrétaire fait rapport au Conseil, généralement à la réunion qui suit, des décisions ou recommandations arrêtées par le Comité exécutif.
SECTION 8 : DES ORGANISATIONS AFFILIÉES
Article 34 : Rôle des organisations affiliées
Le Club reconnaît que l'encadrement et la gestion d'équipes de soccer est une activité importante où de nombreuses ressources bénévoles ou autres sont impliquées. Le Club reconnaît que ce rôle peut être confié à des organisations affiliées qu'il est appelé à reconnaître.
Article 35 : Reconnaissance
Le Club peut reconnaître comme organisation affiliée toute organisation :
a) Qui gère au moins quatre (4) équipes de soccer sur un territoire particulier ou sur l'ensemble du territoire du Club,
b) Qui en fait la demande,
c) Qui est dirigée par au moins trois personnes et qui possède des règles de fonctionnement,
d) Qui adhère aux objectifs et orientations du Club,
e) Qui accepte les règles de fonctionnement du Club.
Le Conseil d'administration peut définir toutes autres règles de reconnaissance des organisations affiliées et les faire approuver par l'Assemblée générale.
Là où le nombre le justifie et la situation le requiert, le Conseil d'administration est habilité à former un Comité local et à nommer des personnes responsables de l'encadrement des équipes locales comme le ferait une organisation affiliée.
Article 36 : Délégation de responsabilités
Le Conseil d'administration peut déléguer une partie ou la totalité de la gestion des équipes de soccer confiées à une organisation reconnue selon les modalités qu'il définit.
Article 37 : Rapport
Chaque organisation reconnue doit faire rapport de ses activités une fois l'an selon les modalités prévues par le Conseil d'administration.
SECTION 9 : COMITÉS DE GESTION
Article 38 : Création des comités de gestion
Le Conseil peut instituer tout comité de gestion qu'il juge utile d'établir, d'en définir les règles nécessaires à son bon fonctionnement, et en déterminer la composition.
Pour chaque comité, le Conseil :
a) Établit les règles nécessaires à son bon fonctionnement,
b) En déterminer la composition,
c) Établit le mode de nomination des membres,
Le Président ou son représentant fait partie d'office de tout comité de gestion. Tout membre du Comité exécutif dûment mandaté à cette fin peut aussi faire partie de tout comité de gestion.
Article 39 : Rémunération
Aucun membre d'organisation reconnue n'est rémunéré dans l'exercice normal de ses fonctions de membre d'organisation reconnue.
SECTION 10 : ORGANISATION ASSOCIÉE
Article 40 : Organisation associée
Le Club peut s'associer à toute organisation qui lui permet de mieux réaliser ses objectifs et son mandat et de défendre les intérêts du Club, de ses membres et des joueurs de soccer.
Le Conseil d'administration décide de toute association et des conditions de cette association.
SECTION 11 : DES DISPOSITIONS FINANCIÈRES
Article 41 : Année financière
L'année financière du Club débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
Article 42 : Livres et comptabilité
Le Conseil fait tenir par le Trésorier, ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou lesquels sont inscrits tous les fonds reçus ou déboursés du Club, ses dettes, ses obligations, ainsi que toute autre transaction financière du Club. Ce ou ces livres est ou sont tenus au bureau principal de du Club et sont en tout temps ouverts à l'examen du Président ou du Conseil.
Nonobstant ce qui précède, il est loisible au Trésorier de tenir ses registres comptables sur support informatique.
Article 43 : États financiers
Les livres et les états financiers du Club sont examinés ou vérifiés chaque année, aussitôt que possible suivant la fin d'un exercice financier, selon les règles définies par l'Assemblée générale. Cet examen est effectué par le vérificateur nommé à cette fin par l'assemblée générale annuelle des membres.
Article 44 : Effets bancaires
Tous les chèques, billets et effets bancaires sont signés par le Président et le Trésorier.
Article 45 : Contrats
Les contrats de service liant le Club doivent porter la signature respectivement du Président ou de toute autre personne dûment désignée par le Conseil à cette fin. Pour être valide, un contrat doit être entériné par une résolution du Conseil d'administration.
SECTION 12 : DISPOSITIONS SPÉCIALES
Article 46 : Modification des statuts
Toute modification aux statuts doit être annoncée dans l'avis de convocation de l'assemblée générale ou spéciale où elle devra être acceptée. L'avis doit aussi présenter le texte de la modification.
Article 47 : Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur dès son adoption par l'assemblée générale.
Article 48 : Dissolution
Advenant la dissolution du Club, celui-ci disposera de ses avoirs conformément aux conditions imposées par la Ville de Québec ou de l'arrondissement Sainte-Foy - Sillery aux différents organismes reconnus à des fins de loisirs.
Adoptés à l’Assemblée générale annuelle du 13 novembre 2008, modifiés à l’Assemblée générale annuelle du 4 octobre 2010.
